Pomodoro – Como ser mais produtivo trabalhando menos

Pomodoro – Como ser mais produtivo trabalhando menos

Você tem o sentimento de que precisa de um dia de 30 horas para dar conta de todas as suas tarefas? Quem sabe 36? Ou 48?

A cada dia que passa você tem o sentimento de que possui mais tarefas para cumprir e cada vez menos tempo para isso?

Fique tranquilo, você não é o único nessa.

Uma pesquisa realizada pela ISMA-BR (International Stress Management Association Brasil) aponta que 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo causada pela elevada carga de trabalho. 

Seria bom se existisse uma maneira de realizar tantas coisas que temos de fazer em tão pouco tempo não é verdade?

Quero te dizer hoje que essa maneira existe!

Na realidade existem várias maneiras, ou técnicas de produtividade, ou seja, fazer mais, com menos e de forma eficiente.

Vou te apresentar a uma delas hoje: o método Pomodoro.

Portanto, se você quer conhecer a técnica Pomodoro e descobrir como ser mais produtivo, realizar mais tarefas e ter menos stress, continue lendo esse artigo. Nele você vai aprender mais sobre: 

  • O que é produtividade
  • Por que menos é mais
  • Quais são os limites da concentração humana
  • A importância das  pausas
  • A técnica pomodoro e como usá-la para ganhar mais produtividade

Gostou do que vem por ai? Então compartilhe com seus amigos para que cada vez mais pessoas conheçam e apliquem a técnica pomodoro em suas vidas.

Vamos falar sobre Produtividade

Imagem de um homem de terno fazendo 10 coisas ao mesmo tempo

Sejamos diretos e produtivos.

Produtividade é a capacidade de fazer mais, utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo.

Para ampliar nossa visão vou usar a definição utilizada pela Japan Productivity Center for Social – Economics Development (afinal de contas. Existe povo mais produtivo que o Japonês?)

“Produtividade é minimizar cientificamente o uso de recursos materiais, mão-de-obra, máquinas, equipamentos etc., para reduzir custos de produção, expandir mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentos reais de salários e pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum do capital, do trabalho e dos consumidores”. 

Vamos analisar mais de perto algumas palavras chaves citadas nas definições.

  • Tempo – O tempo é o fator chave quando falamos de produtividade. Quanto menor o tempo, mas produtiva é a tarefa realizada. Portanto trabalhar 15, 18 horas por dia não necessariamente significa ser produtivo (ser um zumbi? Talvez.)
  • Recursos/Custos – Se um pedreiro levanta um muro com 2 sacos de cimento e outro levanta o mesmo muro com 1, a princípio, este último foi mais produtivo. Repetindo…  “a princípio…”. Uma tarefa realizada com menos custos tende a ser mais produtiva. Custo não está ligado só a finanças mas também a energia e esforço aplicado na tarefa. 
  • Expadir/Aumentar – Produtividade está totalmente ligada aos resultados. Realizar algo de forma rápida e com poucos recursos para atingir resultado algum, não é ser produtivo. 
  • Padrão de Vida – Aqui está a palavra que muitos tendem a ignorar quando falamos de produtividade. Se todas as palavras citadas anteriormente fazem parte das suas tarefas, porém, melhoria de padrão de vida não está incluida, você não esta sendo nada produtivo(a).

As definições fazem algum sentido, porém, uma definição mais moderna faz mais a minha cabeça.

Esta foi feita pelo mestre atual do assunto produtividade. David Allen, o criador do método GTD, o método mais efetivo e reconhecido de produtividade na atualidade.

David Allen afirma que produtividade é um estado de alto engajamento, ­­- independente do que estiver fazendo! – É saber aproveitar melhor os momentos, alternando estados de concentração e relaxamento, que são essenciais para a produtividade. Se você realmente estiver de corpo presente naquela atividade e feliz com a sua escolha, você estará sendo produtivo, seja dormindo, participante de uma reunião importante, respondendo e-mails, aproveitando um dia de sol no parque, ou apenas passando o final de semana do sofá para a cama e da cama para o sofá.

Estar totalmente focado e entregue no momento presente, realizando aquilo que é mais importante e com a mente clara e aberta para aquela atividade é ser realmente produtivo. 

Este estado que vai fazer você cumprir suas tarefas em menos tempo, com menos recursos, menos custo, alcançando os resultados desejados e melhorando e muito o seu padrão de vida. 

Quando o menos é mais

Homem sorrindo com o pensamento de um sinal de menos e outro homem com cara de assustado com o sinal de mais na cabeça

“Faça o mínimo necessário, não o máximo possível.”

Um estudo da campanha americana Project: Time Off descobriu que os trabalhadores que produzem por longas horas de trabalho têm menos chance de receber um aumento do que seus colegas. 

Isso mesmo. Segundo esse estudo quem trabalha mais tem menos chance de ser promovido. Ou seja, quem trabalha mais tende a ganhar menos. surprise

Em outro estudo a consultoria inglesa Expert Market analisou dados de 36 paises, dividindo o seu PIB per capita (produção por pessoa) pelo número de horas trabalhadas em média por ano.

O resultado? 

7 das maiores economias do mundo aparecem na lista dos 10 países com o menor número de horas trabalhadas. 

São eles: Luxemburgo, Noruega, Suíça, Holanda, Alemanha, Dinamarca e Suécia.

Um centro administrativo da Toyota, em Gotemburgo na Suécia, tem os turnos de 6 horas de trabalhos há 10 anos, e, segundo a empresa, os funcionários estão mais felizes, com menos gente deixando a empresa e aumento nos lucros.

Além de tudo isso podemos citar o princípio de Pareto ou regra do 80-20 (só esta regra merece um post inteiro sobre) 

A regra diz,  de maneira geral,  que 80% dos resultados são fruto de 20% das ações. Logo, 80% dos resultados que você deseja alcançar estará em 20% das suas tarefas ou em 20% do seu tempo.

Recarregue sua força de vontade

Homem de negócios se conectando na tomada para recarregar a energiaNo ótimo livro A Única Coisa,  os autores citam um estudo que concluiu  que a força de vontade é um músculo mental que não volta a sua forma rapidamente. 

Se você utilizar demais sua mente para raciocinar e tomar decisões, haverá cada vez menos energia, a não ser que você reabasteça.

Barack Obama costuma, na noite anterior, escolher a roupa que vai usar no dia seguinte. Assim ele evita começar o dia fazendo escolhas e guarda essa energia para decisões mais importantes. 

Mark Zuckerberg e Steve Jobs, costumam (ou costumavam) usar sempre o mesmo estilo de roupa pelo mesmo motivo: evitar o gasto de energia em decisões sem importância.  

Foco máximo até 18 minutos

Empregar várias horas em uma tarefa não significa que ela será bem feita, pelo contrário.

Estudos realizados sobre o poder de concentração do cérebro humano chegaram a conclusão que, em média,  conseguimos nos concentrar de verdade em alguma coisa por algo entre 10 a 18 minutos.

Não é a toa que hoje mais de 2 milhões de streamings são realizados diariamente no canal oficial TED (se você não conhece o TED clique aqui e depois aqui). 

Não entendeu? 

Para quem já conhece ou assistiu as palestras do TED pode ter notado que cada palestra dura cerca de…18 minutos. Exatamente o tempo máximo estimado que você irá conseguir dar atenção para alguém falando de qualquer assunto que seja.

Portanto, se você tem uma prova importante, estudar por 10 horas seguidas não vai fazer a matéria se enfiar dentro da sua cabeça. 

Provavelmente você absorverá os primeiros 18 minutos, e em seguida vai começar a perceber aquela rachadura no teto, uma mosca voando, o Whatsapp tocando, a gota d’água da torneira caindo, o dançar dos pássaros e quão interessante é o movimento e os desenhos que as nuvens formam no céu.

Contudo, há momentos em que temos exatamente algumas horas para preparar um relatório importante, estudar para uma prova ou desenvolver a última tela do software. Como fazer então?

Faça uma pausa e recarregue

Homem flutuando ao meditar no escritórioOs pesquisadores Jonathan Levava, Liora Avnaim-Pesso e Shai Danziger analisaram 1.112 audiências de liberdade condicional designadas a oito juízes durante dez meses. Os juízes analisam cerca de 14 a 35 pedidos de condicional por dia, possuindo apenas dois intervalos (lanche pela manhã e jantar bem mais tarde). Os resultados são claros.

As chances de uma condicional ser liberada chega a 65% logo pela manhã e depois de cada intervalo (o lanche matinal e após a janta). 

Já no final desses períodos a chance de condicional cai para quase zero.

Esta discrepância está ligada ao desgaste mental de tomar decisões repetidamente, uma após a outra. 

Quando temos um desgaste mental desse tipo tendemos a tomar decisões padrões, que no caso destes juízes é dizer não a condicional.

Sabe quando você chega cansado de um dia inteiro de trabalho e seu filho diz: “Pai, posso colocar fogo na cozinha?”  e você sem dar muita atenção acaba dizendo “Pode filho. Vai lá vai!!”, ou ainda, quando alguém quer discutir política com você no fim do dia e por mais que você tenha uma opinião contrária acaba concordando com tudo ou dizendo não a tudo sem mesmo ouvir direito o que foi dito?

Respostas sem pensar, ou respostas padrões acontecem por você já ter utilizando quase toda a sua energia mental. Não há energia suficiente para grandes raciocínios ou pensamentos mais complexos. É menos custoso dizer apenas sim ou não para tudo.

O jeito de manter nossa energia mental é fazendo pausas de tempos em tempos. Desfoque a mente da tarefa em curso por alguns minutos, se alimente e respire um pouco. 

Quando fazemos uma pequena pausa e nos distraímos um pouco propositalmente é o mesmo que colocar o seu celular no carregador por uns 5 minutos. Sua barrinha de energia sobe um pouco mais e você aumenta o seu poder de concentração e decisão.

Por isso que os juízes dizam mais sim para a condicional logo de manhã ou após os intervalos pois estavam com muito mais energia para fazerem escolhas do que no fim do período. 

Juíz sem energia mental, preso sem condicional. frown

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A Técnica Pomodoro

Técnica Pomodoro - Timer vermelho representando a técnica pomodoro

Assim como você, que tem inúmeras tarefas e distrações para atrapalhar no seu dia, o italiano Francesco Cirillo, quando estava na faculdade, também se deparava com inúmeras dificuldades de concentração e falta de tempo. 

Foi então que resolveu utilizar esses cronômetros de cozinha, no formato de tomate, para gerenciar o seu próprio tempo.

Percebendo a dificuldade de manter o foco por um longo período, ajustou o cronometro em formato de tomate, ou, pomodoro em italiano, para 25 minutos, e direcionou todo o seu foco na atividade que estava realizando neste intervalo de tempo. 

Quando o pomodoro tocou, ele o programou para 5 minutos e nesse tempo procurou fazer absolutamente nada. 

Por 5 minutos  retirou o foco do que estava fazendo e descansou. 

Passados os 5 minutos de descanso, voltou a ajustar o tomate para 25 minutos e focou totalmente no seu trabalho novamente.

Assim nasceu a técnica Pomodoro.

A técnica funciona pois trabalha com dois conceitos importantíssimos para a produtividade: O foco e o descanso. Alternando momentos de foco total, por um curto período de tempo, e descanso, a mente consegue se concentrar na tarefa realizando-a com mais eficiência. 

As  pausas de 5 minutos permitem que a mente recarregue um pouco o poder de concentração voltando com mais energia.

Pomodoro em 7 simples passos

Mulher de negócios subindo escadas

1 – Faça sua lista de tarefas

Antes de mais nada é preciso saber o que será feito. 

Se você tem o costume de já se programar na noite do dia anterior (aconselho!) ou já tem uma programação para a semana, ótimo.

Caso contrário, essa é a hora.

Pegue uma folha de papel, ou planilha no excel, app de tarefas… não importa. Liste o que você precisa fazer ou estudar, se possível em ordem de prioridade (em breve farei um post só sobre como priorizar tarefas. Por em quanto, apenas liste e ordene pelas que mais te incomodam).

2 – Desligue tudo

Deixe seu celular no silencioso e retire a internet dele. Se possível, deixe-o logo em modo avião.

Se estiver no computador feche todas as abas de facebook, e-mail e afins.

Vá para um local tranquilo e combine com as pessoas ao redor que você vai estar “ausente” por alguns minutos e que por favor não o interrompa.

Retire tudo mais que o possa distrair. 

É cheganda a hora de ter foco total na sua tarefa.

3 – Ajuste seu cronômetro

Ajuste seu despertador ou app para o tempo desejado de 1 pomodoro. 

A técnica aconselha 25 minutos, mas isso não chega a ser uma regra.

Eu mesmo não sigo ao pé da letra. Quando estou programando, por exemplo, costumo usar um pomodoro de 50 minutos. Quando estou estudando, um de 18 minutos. 

Identifique um tempo que você vai conseguir ficar totalmente concentrado nas tarefas de sua lista. Se ainda não tem essa informação, use o padrão de 25 minutos. Conforme o uso da tecnica você vai descobrir o seu tempo de concentração. 

4 – Execute a tarefa

Inicie seu pomodoro e comece a trabalhar com foco total na primeira tarefa da lista.

Se durante o trabalho surgir algo importante, ou algo que você gostaria de fazer, como beber água por exemplo, anote-o em um pedaço de papel rapidamente e volte o foco para a sua tarefa. 

5 – Faça uma pausa curta

Quando o alarme tocar, marque um X ao lado da tarefa e faça uma pausa de 5 minutos. 

Aqui também vale uma adaptação se achar necessário. 

Assim como quando estou programando o meu pomodoro tem 50 minutos, a minha pausa é de 7 minutos. 

Mais uma vez, aos poucos, você vai identificar o seu melhor tempo de repouso.

Por em quanto descanse por 5 minutos.

Importante! 

Você deve parar a sua tarefa onde quer que ela esteja assim que o alarme tocar.

Nesse momento você pode:

  • Respirar profundamente e se concentrar somente na sua respiração
  • Caminhar um pouco
  • Beber água
  • Olhar suas redes sociais
  • Responder seus e-mails
  • Responder as mensagens do WhatsApp
  • Qualquer outro item que você tenha colocado em sua lista no passo 4

Resumindo, nesse momento, desfoque da sua tarefa totalmente.

6 – Faça uma pausa mais longa

Quando sua tarefa receber o quarto X é hora de uma pausa mais longa.

A técnica diz que você deve fazer uma pausa longa após três pausas curtas. 

O recomendado é uma pausa de 15 minutos a cada três pausas de 5 minutos. 

Contudo, mais uma vez, cabem adaptações de acordo com a sua necessidade. 

Além das coisas que fez nas pausas curtas, você pode nesse momento aproveitar que o tempo de descanso é mais longo para se alimentar. De preferência com alimentos saudáveis. 

Caminhadas mais longas também são recomendadas neste momento. Porém, não caminhe pelo corredor ou pela sala. Vá para rua, um parque ou qualquer outro ambiente diferente de onde você está executando suas tarefas. 

Permita que sua mente e corpo se expandam nesse momento. Veja coisas diferentes, admire a natureza, sinta o calor do sol ou a brisa na sua pele.  

Se trabalha perto da praia nem preciso comentar onde ir né? 

Você precisa avançar para o próximo passo energizado, revigorado e com a mente tranquila. 

7 – Retorne ao passo 3

Pausa longa feita. Corpo energizado e mente sã. Hora de voltar contudo para sua lista de tarefas e repetir o processo. 

Lembre-se, foco total na tarefa. Não deixe que nada o distraia. 

Ferramentas

Ferramentas

Antes de citar algumas ferramentas que podem ser usadas para facilitar a aplicação da técnica, vou fazer um pedido.

Por favor, não se prenda a ferramentas!!

A grande força de procrastinação que existe dentro de cada um de nós, sempre usa o argumento de não ter a ferramenta adequada para iniciar alguma nova técnica. Não deixe ela te iludir! wink

Para começar a aplicação do método basta ter um despertador qualquer, uma caneta ou lápis e um papel, mais nada. Isso já é suficiente para que você comece a produzir mais com menos tempo.

Se você já começou e quer maximizar a técnica utilizando ferramentas com mais recursos, segue abaixo uma lista de algumas.

App Plataforma Preço
Brain Focus Productivity Timer Android Grátis
Pomodoro Timer Lite Android Grátis
ClearFocus: ProductivityTimer Android, Iphone Grátis
Be Focused – Focus Timer & Goal Tracker for work Iphone Grátis
Tomato Timer Web Grátis
Tomatoid Web Grátis / $5 por mês

Conclusão

Vimos sobre produtividade, suas definições antigas e o conceito mais moderno, segundo David Allen. 

Aprendemos que produtividade é estar inteiramente focado no momento presente e tranquilo de estar fazendo aquilo que é o mais importante naquele momento. 

Entendemos que trabalhar de mais não necessariamente é ser mais produtivo ou produzir de mais. 

Nosso poder concentração tem limite e se esgota com o uso. 

Por isso, pausas constantes tendem a aumentar o nosso poder de concentração e nos manter mais focados. 

Conhecemos a técnica Pomodoro que une o trabalho focado com momentos de descanso em prol da realização eficiente de uma tarefa. 

Por fim, aprendemos a aplicar a técnica com 7 simples passos e algumas ferramentas que podem auxiliar nesta aplicação. 

Espero realmente que após usar a técnica você tenha dias mais produtivos e com nenhum stress.

Que você consiga focar de verdade em suas tarefas e conclua suas metas. 

Temos muito ainda para falar de produtividade. 

É só o começo. 

Comente e fale mais como está o seu dia com suas tarefas e compromissos. 

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Imagens por Freepik.

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